L’intervento
Il 19 maggio 2010, nell’ambito del Forum PA 2010 alla Nuova Fiera di Roma, Stefano Noferi interviene come relatore nel seminario “Integrazione di strumenti Open Source per la PA: la gestione documentale con Alfresco, Posta e Collaborazione con Zimbra”. L’intervento, dedicato alla gestione documentale con Alfresco, si affianca alla presentazione su Zimbra di Stefano Pampaloni (CEO, Seacom).
Il contesto
Nel 2010 la Pubblica Amministrazione italiana affronta esigenze convergenti sul fronte documentale: protocollo informatico, conservazione sostitutiva, informatizzazione del workflow operativo, accesso multi-canale (Internet, Intranet, mobile), dematerializzazione dei processi e del flusso documentale, integrazione con firma digitale e PEC, acquisizione massiva con riconoscimento intelligente dei contenuti.
L’intervento parte dalla constatazione di problemi ricorrenti: mancanza di analisi del processo documentale, appiattimento su soluzioni pronte ma incomplete o inadatte, organizzazioni riluttanti al cambiamento, CED sotto pressione.
L’approccio
L’approccio presentato da noze si basa su cinque punti:
- Software flessibile e modulare: configurabile e personalizzabile in base alla specifica organizzazione, non un pacchetto rigido
- Analisi dei processi: studio della struttura organizzativa e dei flussi documentali prima dell’implementazione
- Configurazione e personalizzazione: adattamento dell’applicazione ai processi reali dell’ente
- Migrazione pianificata: transizione dai sistemi esistenti con supporto continuo
- Formazione specifica: accompagnamento degli utenti nell’adozione
Alfresco nella PA
La presentazione illustra le funzionalità di Alfresco rilevanti per la PA: gestione e classificazione documentale, ricerca full-text, workflow personalizzabili, versionamento, ACL (Access Control List), notifiche, tracciamento degli stati e multicanalità.
Per il contesto della Pubblica Amministrazione italiana, Alfresco viene esteso con funzionalità specifiche:
- Acquisizione con OCR e riconoscimento template contenuti
- Supporto per verifica tramite firma digitale
- Autenticazione PKI e CNS (Carta Nazionale dei Servizi)
- Supporto per PEC in invio e ricezione
- Interoperabilità con hardware multifunzione
- Versione accessibile secondo la legge Stanca
- Cooperazione applicativa standard SPCoop (CART Regione Toscana)
- Conservazione sostitutiva
Il modulo per la PA copre protocollo, registri, segnatura, fascicoli, organigrammi, carico/scarico e storicizzazione.
I casi presentati
L’intervento include riferimenti a progetti di gestione documentale realizzati da noze con Alfresco per enti e aziende di diversi settori:
- Settore farmaceutico: knowledge management, digitalizzazione del processo di gestione degli ordini, integrazione con Intranet aziendale
- Cassa previdenziale: architettura documentale, protocollo, scrivanie virtuali, dematerializzazione
- Confederazione di categoria: digitalizzazione dei processi Sales e Produzione, applicazioni documentali
- Società scientifica nazionale: dematerializzazione del processo di proposta, editing, valutazione e consultazione poster congressuali