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La Conservazione Sostitutiva Stampa
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Scritto da Gianluca Craia   

1. Definizione e caratteristiche principali della Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico (1)

Con questo sistema è possibile, in quanto ad effetti legali e probatori, equiparare al documento cartaceo il documento informatico purché vengano  rispettate le regole tecniche e normative relative alla materia.

Il sistema si basa su:

  1. Documento Informatico(2).

  2. Firma elettronica qualificata  (nella sua specie di firma digitale) (3)

  3. Marca Temporale (4)

Da quanto sommariamente descritto é proprio il rispetto delle regole  tecniche nella formazione del documento informatico  che garantisce l'immutabilità e l'invulnerabilità del documento nel tempo. In questo senso fondamentali risultano sia il  Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 titolato "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G. U. 27 aprile 2004, n. 98), sia  la DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004  del CNIPA ( oggi DIGIT PA) Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004).

 

2. Effetti della Conservazione Sostitutiva

Qual'ora la conservazione sostitutiva sia stata effettuata secondo le regole descritte di seguito ed operata con strumenti che rispettino le regole tecniche, i privati  e le PA possono sostituire tutti i documenti di cui per legge o regolamento sia richiesta la conservazione con le loro riproduzioni su supporto magnetico.

Questa la sintesi dell'art 6 del DPR 445/2000 il cui contenuto è stato sostituito, integrato ed ampliato dagli art 22 e 23 del CADart 22 "Documenti informatici originali e copie.Formazione e conservazione":

Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge(5).

 

3. Il processo di Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva passa per alcune fase predeterminate e ben evidenziate negli articoli 3 e 4 della delibera 11/2004 del CNIPA. In particolare è possibile evidenziare le seguenti fasi:

  1. registrazione;

  2. apposizione della firma digitale;

  3. apposizione di una marca temporale;

  4. autenticazione da parte di un pubblico ufficiale se il documento è orginale unico

Se queste sono le fasi generali, il procedimento ha delle peculiarità in ragione del tipo di documento che si va a "conservare". Entrano in gioco le definizioni di  Documento informatico e documento analogico. All'interno del genere documento analogico troviamo il documento originale unico e non unico.

 

4. La conservazione sostitutiva dei documenti informatici

La conservazione inizia con la memorizzazione su un supporto magnetico idoneo.

Si intende per memorizzazione  il processo di trasposizione su uno dei supporti suddetti  attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell'art. 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, cosi' come modificato dall'art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10(6)

Effettuata la memorizzazione il secondo passo è l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una loro evidenza informatica contenente una o più impronte (7) della marca temporale  e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (8).  Effettuati questi passaggi, purché si siano rispettate le regole tecniche, la conservazione si può dire completata e produttiva degli effetti di cui al paragrafo precedente.

 

5. La conservazione sostitutiva dei documenti analogici

Anche per i documenti analogici, più facilmente definibili cartacei, la conservazione sostitutiva inizia con la memorizzazione su supporto ottico. L'immagine viene trasposta su supporto, verosimilmente tramite scanner.

Effettuata la memorizzazione il procedimento da seguire è il medesimo rispetto  a quello previsto per i documenti informatici.

Ove  i documenti analogici memorizzati siano originali unici, l'accortezza richiesta  è maggiore. Sarà quindi necessario che, successivamente al responsabile della conservazione, un pubblico ufficiale si preoccupi di apporre la sua firma digitale e la marcatura temporale così da attestare la conformità di quanto memorizzato agli originali cartacei.

Correttamente effettuate le operazioni è possibile la distruzione dei cartacei come indicato dall'art 23 del CAD, in ogni caso sono fatti salvi quei documenti che abbiano un particolare valore storico e culturale per i quali non è consentita la distruzione.

 

6. Il responsabile della conservazione

E' il soggetto che si fa garante della conservazione e cura il procedimento, competenze e caratteristiche sono  specificamente individuati nell'art. 5 della delibera 11/2004

I suoi compiti si possono sintetizzare in:

 

  1. implementare e mantenere un idoneo sistema hardware e software, curandone i necessari aggiornamenti ed adeguamenti tecnologici

  2. i definire il sistema di conservazione, ovvero le procedure informatiche ed organizzative in grado di gestire, in piena conformità con la normativa fiscale e tecnica in vigore, il processo di conservazione sostitutiva.

  3. verificare costantemente il corretto funzionamento tecnico dei processi di conservazione

  4. definire requisiti del sistema e procedure interne (con particolare attenzione ai profili di sicurezza e tracciabilità ) attraverso la redazione di un apposito manuale operativo

  5. verificare nel tempo disponibilità ed accessibilità dei programmi di conservazione e dei supporti di memorizzazione, nonché la leggibilità dei documenti conservati

  6. definire ed implementare le  procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire, a fronte di richieste formulate delle Autorità fiscali, la documentazione conservata

 

7. Le regole tecniche

L'intera disciplina è oggi contenuta nel  DPCM 30 marzo 2009.

Si occupa di definire la disciplina tecnica relativa a:

  1. Firma elettronica qualificata

  2. Validazione temporale

  3. Soggetti Certificatori

Particolare attenzione deve essere risposta sul tipo di documento informatico.

Infatti ove il documento abbia al suo interno delle macro istruzioni, vista la possibile vulnerabilità, il documento non produce gli effetti previsti dal codice, perciò per tale tipo di documenti non si potrà parlare di conservazione sostitutiva.

 

NOTE

(1) http://it.wikipedia.org/wiki/Conservazione_sostitutiva .

(2) Il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs 7 marzo 2005, n.82) definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”

(3) E' definita come la firma elettronica basata su una procedura che permetta di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di cui il firmatario deve detenere il controllo esclusivo, e la cui titolarità è certificata da un certificato qualificato. È inoltre richiesto l'uso del dispositivo di firma sicuro, capace cioè di proteggere efficacemente la segretezza della chiave privata. Inoltre, la firma stessa deve essere in grado di rilevare qualsiasi alterazione del documento avvenuta dopo l'apposizione della firma stessa. Qualunque tecnologia che permetta tale identificazione univoca, rientra nel concetto di "firma elettronica qualificata".Del genus Firma elettronica qualificata fa parte la "Firma Digitale" , per essa viene intesa la firma basata su tecnologia di crittografia a chiavi asimmetriche.Di particolare rilievo per gli effetti della firma elettronica qualificata l'art 2702 c.c. che equipara il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata al documento cartaceo alla scrittura privata con firma autografa.

(4) Una marca temporale (timestamp) è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l'effettivo avvenimento di un certo evento. Da un punto di vista normativo è inteso come “il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi” (Art. 1, comma 1, lett. bb, del Codice dell'Amministrazione Digitale, D.Lgs. n. 82/2005. Così un documento informatico firmato digitalmente e marcato temporalmente continua a produrre i suoi effetti nel tempo se viene creato e archiviato seguendo determinate procedure definite "regole tecniche".

(5) Art 22: Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l’emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni interessate, sia il soggetto che ha effettuato l’operazione.  Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su altro tipo di supporto sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell’ambito dell’ordinamento proprio dell’amministrazione di appartenenza, mediante l’utilizzo della firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro per i beni e le attività culturali, nonché d’intesa con la Conferenza unificata di cui all’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, e sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

Art 23:  All’articolo 2712 del codice civile dopo le parole: «riproduzioni fotografiche» è inserita la seguente: «, informatiche».

2. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge, se conformi alle vigenti regole tecniche.

2-bis. Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

3. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata.

(6) Considerato che l'articolo indicato è stato abrogato, la norma di riferimento è il Codice del'amministrazione digitale art 20 e ss. del CAD .

(7)  La delibera intende per evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che puo' essere elaborata da una procedura informatica; e per impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash;

(8) Vedi infra.